• Preparação dos dados: realizar um mapeamento dos dados armazenados (fluxo e inventário)

• Tenha um encarregado de dados (DPO – Data Protection Officer): pessoa indicada para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

• Crie e implemente um programa de privacidade dos dados com os aspectos:

  • Políticas de segurança, privacidade, classificação e retenção de dados

  • Cronograma de retenção de dados

  • Formulário de consentimento do titular (quando necessário)

  • Registro dos resultados da AIPD (Avaliação de Impacto sobre a Privacidade de Dados)

  • Aviso de privacidade

  • Código de conduta

  • Contrato de processamento de dados (segurança jurídica e acordo para assegurar o controle)

  • Treinamento contínuo em privacidade. 

• Implemente uma governança: criar um procedimento de resposta e notificação para casos de violação de dados, um registro para esse tipo de incidente e inventário das atividades de processamento. Além disso, deve prever cláusulas contratuais padrão para a transferência de dados pessoais para outros países.

• Melhoria Contínua: Acompanhar as leis e resoluções para manter seus processos sempre atualizados e em conformidade com as normas. Se possível, é interessante conduzir auditorias e avaliações de compliance, além de monitorar as operações que envolvem privacidade e proteção de dados em geral. Futuramente, cabe também analisar a obtenção da certificação da ISO 27001:2019 para aumentar ainda mais a credibilidade da empresa.

A área de RH precisará se adequar aos procedimentos da Lei, visando o melhor uso e preservação dos dados dos colaboradores e candidatos. Assim como em outros departamentos que coletam dados, como o marketing e o jurídico, por exemplo.
O setor também precisará ter uma documentação de consentimento do uso dos dados do colaborador ou candidato, onde conste qual a finalidade da utilização e por quanto tempo será armazenado. Dentre as rotinas que irão exigir atenção redobrada, destacam-se os pontos:

​

• Banco de currículos;

• Dados fornecidos à seguradora do plano de saúde;

• Dados compartilhados com a empresa responsável por fechar folha de pagamento;

• ∙Envio de dados para o sindicato e órgãos públicos;

• ∙Exames admissionais;

• Dados pessoais (endereço, dados bancários, contatos de emergência, entre outros).

• A lei exige que só podem ser coletadas as informações que sejam realmente necessárias para as atividades da empresa. Por isso, é importante tomar cuidado em relação, por exemplo, ao processo de recrutamento e seleção.

• Quando for cria-lo, avalie a necessidade do pedido de determinados dados, tais como gênero, estado civil, religião, orientação sexual entre outros tipos de informações que não estão ligadas diretamente com o propósito de contratar funcionários capacitados.

• Esses cuidados não se limitam apenas à seleção: com os colaboradores que já fazem parte do quadro da empresa, tenha ainda mais cautela com dados sensíveis, tais como atestados médicos e informações da utilização do plano de saúde.

• A área de recursos humanos ainda é responsável por manter a cultura organizacional conforme insere novas pessoas na empresa. Toda a organização deve estar ciente que é responsabilidade de todos, como um time, garantir que informações não vazem.